Die Teamassistentin/sekretärin (m/w)

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Ansprechpartner

Ziel der Qualifizierung:
Das Arbeiten für mehrere Führungskräfte und Teams stellt eine ganz besondere Herausforderung dar und erfordert sehr viel persönliche, methodische und fachliche Kompetenz mit Multitasking-Fähigkeiten. Dieses Qualifizierungs-Seminar mit freiwilliger Abschluss-Prüfung macht Sie fit, diese Rolle mit Erfolg zu meistern. Durch die vermittelten Methoden und Tools können Sie mehrere Vorgesetzte und Teams erfolgreich und effizient unterstützen und die Zusammenarbeit positiv beeinflussen.

Erfolgsrezepte für die qualifizierte Teamassistentin

  • Organisation ist alles:
    Wie Sie verschiedene Zuständigkeiten und Aufgaben unter einen Hut bekommen
  • Jeder tickt anders:
    Wie Sie mit unterschiedlichen Charakteren gut klar kommen
  • Ich bin dann mal weg:
    Wie Sie Urlaub und Abwesenheiten in Ihrem Team optimal koordinieren
  • Projekte auf Erfolgskurs:
    Wie Sie Meetings, Veranstaltungen und andere spezielle Projektaufgaben meistern
  • Kommunikation mit Fingerspitzengefühl:
    Wie Sie mit Ihrer Sprache gewinnen, Feedback geben und annehmen und Ihr Team begleiten

Botschaft für  die Vorgesetzten
Schön, wenn die Zusammenarbeit im Team rund läuft, oder?
Ihre Teamassistentin (m/w) ist dabei wichtiger Dreh- und Angelpunkt.
In diesem Seminar bekommt Ihre Assistenz alle nötigen Werkzeuge für reibungslose Abläufe an die Hand.

Ihr Plus:
Jede Teilnehmerin erhält das Buch „Excellent Office“ als perfektes Nachschlagewerk für jede Situation im Büroalltag mit zahlreichen praktischen Checklisten!

Individuelle Praxis-Checks garantieren den größtmöglichen Nutzen für Ihre Arbeit im Team

An wen richtet sich diese Qualifizierung?

  • Sekretärinnen und Assistentinnen (m/w), die sich fundiert und praxisnah zur Teamassistentin qualifizieren möchten
  • Sekretärinnen und Sachbearbeiterinnen (m/w), die für mehrere Vorgesetzte oder Kollegen arbeiten und sich sofort umsetzbares Know-how aneignen möchten, um ihre Arbeit noch effizienter zu gestalten
  • Neu- und Quereinsteiger, die sich in kürzester Zeit fit machen möchten für die neue Herausforderung

Trainer

Programm

Die Teamassistentin: Das wird von Ihnen erwartet!

  • Das Anforderungsprofil der Teamassistentin
  • Die Basis Ihrer Arbeit: Welche persönlichen und methodischen Kompetenzen sind wichtig?
  • Arbeiten im Team – für mehrere Vorgesetzte: Definieren Sie gemeinsame Spielregeln und Standards

Das ABC der strukturierten Büroorganisation

  • Methodentoolbox Arbeitsorganisation: Ablage mit Struktur, Termine & Co. gestalten und managen
  • E-Maileingänge selektieren, strukturieren und verwalten
  • Gemeinsame E-Mail-Etikette für das Team
  • Effiziente Reiseorganisation: Vielreisende Vorgesetzte und Kollegen perfekt organisieren
  • Charts erstellen auf Knopfdruck: Die besten Shortcuts im Überblick
  • Mehr Transparenz durch ein Organisationsund Informationshandbuch
  • Zeitersparnis durch Checklisten
  • Neue Medien und aktuelle Portale

Die Teamassistentin als Schnittstelle zwischen Chef(s) und Team

  • Mehrere Chefs, unterschiedliche Charaktere und Arbeitsstile: Wie Sie alles unter einen Hut bringen
  • Bedürfnisse und Vorlieben erkennen und wahrnehmen
  • Selbstbild, Fremdbild – wie wirke ich auf andere?
  • Wichtige Kommunikationsregeln im Team
  • Klare Absprachen, Rücksprachen und Informationssicherung
  • Souveränes Argumentieren und diplomatisches Durchsetzen
  • Heikle Situationen entschärfen

Willkommen, Welcome, Bienvenu: SIE als Visitenkarte Ihres Unternehmens

  • Selbstbewusst und kompetent auftreten, kein Hexenwerk
  • Kunden und Gäste professionell empfangen und betreuen
  • Der Knigge lebt noch: Die neuesten Etiketteregeln
  • Erfolgsfaktor Small-Talk

Zeitrahmen – Erster Seminartag

09.00 Empfang mit Kaffee und Tee, Ausgabe der Seminarunterlagen
09.30 Beginn
12.45 Gemeinsames Mittagessen
17.30 Ende des ersten Seminartages

Am Abend des ersten Seminartages laden wir Sie herzlich zu einem Umtrunk ein. Die perfekte Gelegenheit, Small-Talk zu üben, „Deep Talks“ zu führen und die anderen Teilnehmerinnen und die Trainerin besser kennenzulernen.

Selbst und Zeitmanagement: Alles sofort und gleich

  • Zeitfresser und Zeitfallen erkennen und minimieren
  • Routinearbeiten bündeln, Freiräume schaffen
  • Alles gleichzeitig und sofort: Richtige Prioritäten und Deadlines setzen, wenn die Aufgaben jedes Einzelnen am „Wichtigsten“ sind
  • Virtuelle Teams managen: So erhalten Sie am Telefon und per E-Mail die richtigen Informationen
  • Checklisten und Vorlagen zur besseren Tagesplanung

Buchstäblich treffend: Kundenorientierung in Wort und Schrift

  • Was bedeutet moderner Brief- und E-Mailstil?
  • Verständlich und ansprechend formulieren – weg mit alten Zöpfen
  • Die 5 W’s zum guten Stil
  • Die sechs Phasen eines erfolgreichen Telefonats!
  • Schwierige Telefonsituationen souverän meistern

Meetings, Events und Team-Projekte professionell zum Erfolg führen

  • Das kleine 1×1 des erfolgreichen Projektmanagements
  • Meetings planen, organisieren und nachbereiten

Special-Events

  • Die besten Tipps für erfolgreiche Veranstaltungen
  • Veranstaltungstypen, ihre Zielrichtungen und Erfolgsfaktoren
  • Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Ihre Aufgabe im Projekt

Individuelle Praxischecks

Gemeinsam werfen wir einen Blick auf Ihre konkreten Abläufe und Arbeitsweisen im Team und Sie bearbeiten ein konkretes Thema nach Wahl (Arbeit in Kleingruppen mit Fotoprotokoll):

  • Arbeitsalltag: Team Assistenz – richtiges Prioritäten-Management
  • Post-Korb und Aufgabenverteilung
  • Leitfaden für eine Urlaubsvertretung
  • Feedbackgespräch im Team
  • Vertriebsveranstaltung organisieren
  • Schwierige Gesprächssituationen am Telefon

Zertifikatsprüfung

Aushändigen und Bearbeiten der Testbögen für die Zertifikatsprüfung (freiwillige Prüfung). Ca. zwei Wochen nach Auswertung der Testbögen erhalten Sie Ihr aussagekräftiges Zertifikat zur smi-geprüften Teamassistentin.

Zeitrahmen – Zweiter Seminartag

08.30 Empfang mit Kaffee und Tee
09.00 Beginn des zweiten Seminartages
12.30 Gemeinsames Mittagessen
15.30 Zertifikatsprüfung
16.30 Ende des Seminars

An beiden Seminartagen sind flexible Pausen mit Kaffee und Tee eingeplant.