Das professionelle Doppelsekretariat

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Struktur – Verlässlichkeit – Teamgeist. 

Wenn in einem Sekretariat mehrere Sekretärinnen/Assistentinnen für einen oder mehrere Vorgesetzte zuständig sind, hat der reibungslose Informationsfluss die höchste Priorität. Bevor wertvolle Zeit, Termine und Informationen verloren gehen, gilt es, Strukturen zu schaffen und Standards einzuhalten.

Dabei spielt auch der menschliche Faktor eine zentrale Rolle, denn wenn mehrere Personen Hand-in-Hand arbeiten sollen, muss auch der Teamgeist stimmen. Vertrauen ist keine Selbstverständlichkeit, kann sich aber gut entwickeln, wenn alle an einem Strang ziehen.

So steuern Sie Ihr Office-Tandem auf Erfolgskurs

  • Sie respektieren und vertrauen einander
  • Ihre Rollen und Aufgaben sind klar verteilt
  • Sie sorgen für lückenlosen Informationsfluss, gerade bei unterschiedlichen Arbeitszeiten
  • Sie entwickeln gemeinsam Standards und Arbeitsabläufe
  • Sie gehen kooperativ mit Konfrontationen und Konflikten um
  • Sie verdoppeln die reibungslose Rückendeckung Ihres/r Chefs/in
  • Sie treten nach außen und innen als Einheit auf

Gemeinsam mit der Top-Trainerin Sibylle May erarbeiten Sie individuelle Strategien, damit Ihr(e) Chef(in) sich 100%ig auf Sie verlassen kann und erstellen Ihr persönliches
Office-Handbuch!

Botschaft für Ihre(n) Chef(in):
Sie profitieren in Ihrem Doppelsekretariat von den Stärken mehrerer verschiedener Mitarbeiter. Dieses Seminar optimiert das Arbeiten „Hand-in-Hand“ und schafft noch mehr Synergie-Effekte für Sie!

In diesem 2-tägigen Seminar erhalten und erproben Sie zahlreiche Tipps, wie Sie im Doppelsekretariat innen wie außen als Einheit auftreten.

Unser Seminar wird stets mit Bestnoten bewertet!

Trainer

  • Sibylle May

    selbstständige Beraterin, Trainerin und Coach

Programm

Was zeichnet ein erfolgreiches Doppelsekretariat aus?

Besonderheiten und Anforderungen

  • Umgang mit unterschiedlichen Arbeitsstilen – so bringen Sie „Eigenarten“ unter einen Hut und finden eine gemeinsame Basis
  • Teamgeist ist gefragt:
    • Was müssen Sie tun, um ein schlagkräftiges Team zu werden?
    • Die Entwicklungsphasen eines Teams
    • Wer übernimmt welche Rolle im Team? Umgang mit Stärken und Schwächen
    • Konkurrenz war gestern, Kooperation ist heute
  • Jeder Chef tickt anders – so erkennen Sie Cheftypen und passen Ihre Arbeit entsprechend an
  • Wie es Ihnen gelingt, Ihren Vorgesetzten gemeinsam den Rücken zu stärken

Kollegialität ist gefragt

  • Pflegen Sie eine offene Kommunikation – ohne geht es nicht
  • Corporate Identity – so wirken Sie nach außen homogen:
    • Sie sprechen eine Sprache und bleiben doch Sie selbst
    • Kleider machen immer noch Leute – Dress for Common Success
  • Konflikte rechtzeitig erkennen und mit Konflikten umgehen
    • auf Kooperation kommt es an
  • Souveräner Umgang mit schwierigen Situationen
    • Ihre überzeugende Gesprächsführung ist gefragt
  • Schlagwort Verlässlichkeit – so übernehmen Sie Verantwortung für Ihr Tun
  • Wenn‘s mal eng wird – wie Sie Stress die kalte Schulter zeigen

Der Zeitrahmen – Erster Tag

08.30 Empfang mit Kaffee und Tee, Ausgabe der Seminarunterlagen
09.00 Beginn des Seminartages
12.30 Gemeinsames Mittagessen
17.00 Ende des ersten Seminartages

Die Pausen mit Kaffee und Tee am Vor- und Nachmittag werden flexibel mit Ihnen abgestimmt. Am Abend des ersten Seminartages sind Sie herzlich zu einem Umtrunk eingeladen. Eine ideale Möglichkeit, Erfahrungen untereinander auszutauschen.

Organisation ist alles! Mit doppelter Kraft voraus!

Büroabläufe und Arbeitsprozesse

  • Wie Sie gemeinsame Abläufe strukturieren
    • nützliche Checklisten erleichtern Ihre Arbeit
  • Übergaben und Aufgabenteilung
    • so garantieren Sie die reibungslose Erledigung
  • Wo ist was? – Unterlagen gemeinsam verwalten
  • Für Ihren Erfolg benötigen Sie Standards
    • ein persönliches Office-Handbuch dient als Leitfaden für Ihr Sekretariatsteam

Toolbox effizienter Arbeitsmethoden: Greifen Sie zu!

  • Korrespondenz und E-Mails – Transparenz für alle
  • Den Informationsfluss sichern – so sorgen Sie dafür, dass jeder die richtigen Informationen erhält
  • Alles im Blick – legen Sie eine einheitliche Wiedervorlage, Ordnungsmittel und Ablagesysteme fest
  • Praxis-Check: Bringen Sie Beispiele aus Ihrem Berufsalltag mit, analysieren und optimieren Sie Abläufe zusammen mit den Trainern und Ihren Kolleginnen

Der Zeitrahmen – Zweiter Tag

08.30 Beginn des Seminartages
12.30 Gemeinsames Mittagessen
16.30 Ende des zweiten Seminartages

Die Pausen mit Kaffee und Tee am Vor- und Nachmittag werden flexibel mit Ihnen abgestimmt.

Das sagen Teilnehmer über die Veranstaltung

  • "Ich habe in diesem Seminar viel über die Bildung eines Teams gelernt und viele Tipps und Anregungen mitgenommen. "

    B. DoganAmadeus Data Processing
  • "Auch nach langjähriger Berufserfahrung sehr lehrreich, abwechslungsreich, lustig und kurzweilig. "

    A. SchedlbauerAmadeus Data Processing