Informationen sind wichtig, um Unternehmensziele zu erreichen und bestmöglich umzusetzen. Deshalb wird der Einsatz sowie Bedarf von Informationen organisiert und geplant.

Wir leben jedoch in einer Zeit, in der uns die Informationsflut dennoch manchmal zu erdrücken scheint.

Aufgrund dessen ist es sehr wichtig, Informationen zu selektieren und dem Chef so aufzubereiten, dass er auf einen Blick alle relevanten Fakten erhalten kann.

Betreiben Sie daher aktives Informationsmanagement und sorgen Sie dafür, dass Sie sich nur mit den Informationen beschäftigen, die für Sie, Ihre Kollegen sowie Ihrem Chef von nutzen sind.

Analysieren Sie also zunächst den Informationsgehalt nach diesem einfachen Schema:

  • Ist die Information klar?
  • Ist die Information vollständig?
  • Ist die Information aktuell?
  • Ist die Information wichtig?

Nachdem Sie die Informationen gefiltert haben, bereiten Sie diese übersichtlich auf. Orientieren Sie sich dabei an diesem Leitfaden:

  • Verabreden Sie Sie ein Informationssystem: Setzen Sie tägliche kurze Meetings fest oder vereinbaren Sie Updates per E-Mails
  • Legen Sie den Informationsfluss fest: Vereinbaren Sie, wer wann zu welchen Themen Informationen erhält, so kann Ihr Chef Themen für sich oder andere Mitarbeiter ausklammern
  • Strukturieren Sie Dokumente: Falls Möglich bringen Sie Ergebnisse und Key-Informationen am Anfang, Einzelheiten können im späteren Verlauf folgen
  • Markieren Sie wichtige Stellen: Highlighten Sie im Text wichtige Passagen mit einem Textmarker, nutzen Sie Post it's und setzen Sie bei E-Mails die Priorität auf hoch wenn es sich um akute Informationen handelt
  • Richten Sie eine Sammelstelle ein: Auf dem PC legen Sie für jedes Projekt einen Ordner an in dem Sie alle Dokumente dazu speichern. Für Hardcopys empfehlen sich Standordner. So haben Sie im Fall der Fälle schnellen Zugriff auf die jeweiligen Informationen

Mit diesen Tipps wird nicht nur Ihr eigener Arbeitstag strukturierter, sie sparen mitunter auch Zeit und entlasten gleichzeitig Ihren Chef. In unserem Kompetenz-Seminar für die erfahrene Assistenz bekommen Sie weitere wichtige Impulse für Ihr tägliches Arbeitsleben.

Kommentar hinzufügen

Newsletter abonnieren und Vorteile sichern!

Aktuelle Informationen immer zuerst erhalten! Sie können die Newsletter jederzeit unkompliziert über einen Link in der E-Mail wieder abbestellen.

Newsletter bestellen!

Passende Veranstaltungen

Das 1x1 der IT
Fachbegriffe verstehen – Zusammenhänge erkennen – Berührungsängste abbauen

Tags