Der Münchener Assistentinnen-Kongress bietet eine Vielzahl an spannenden und informativen Workshops, die das gesamte Spektrum von Aufgaben und Herausforderungen einer modernen Assistenz aufzeigen. Zwei Referenten für den Kongress 2018, Sabine Bürgermann und Thorsten Reichert, haben sich im Vorfeld über Ihre jeweiligen Workshops unterhalten und dieses Gespräch uns zur Verfügung gestellt. Sabine Bürgermann spricht hierbei über den Workshop „No-Go - Nein sagen und die Kunst, professionell Grenzen zu setzen“ und Thorsten Reichert über das Thema „Am Puls der digitalen Kompetenz - Neue Tools, die die Arbeit leichter machen“.

Thorsten:
„Sag mal, Sabine: Ist Nein-Sagen eigentlich erlernbar?“

Sabine: 
„Ja, definitiv! Und wir sagen öfter nein als wir denken. Allerdings ist es so, dass wenn es uns nicht gelingt, nein zu sagen, sich dieses tief ins Gedächtnis eingräbt und sich der Gedanke verstärkt, wir können gar nicht nein sagen.“

Thorsten:
„Und gibt es ein paar Tricks, wie ich das Nein–Sagen lernen kann, wenn es mir schwer fällt?“

Sabine:
„Trick 1: Den Spieß umdrehen und sich fragen: Ist es überhaupt okay, dass ich gefragt werde, oder ist die Bitte oder der Wunsch eher eine Zumutung?
Trick 2: Das Selbstbewusstsein stärken, denn Nein-Sagen erfordert Stärke und Mut, schließlich könnte der andere enttäuscht sein.
Trick 3: Um Bedenkzeit bitten. Wenn unser Gehirn ad hoc eine Entscheidung treffen muss, schaltet es oft automatisch auf Ja.“

Thorsten:
„Das ist interessant, was für eine Rolle spielt denn unser Gehirn beim  Nein-Sagen?“

Sabine:
„Unser Gehirn schöpft aus zwei unterschiedlichen Denkprozessen, wenn es entscheiden muss: dem intuitiven (limbisches oder „heißes“ System) und dem rationalen System (präfrontaler Kortex oder „cold system“). Im heißen System werden u. a. Emotionen verarbeitet und Belohnungen ersehnt. Das kalte System ist zuständig für Planen, Reflektieren, komplexes Denken, Konzentration. Es bringt die Gefühle unter Kontrolle und funktioniert wie eine Art Exekutive des Denkapparats. In komplexen Situationen, in denen vielerlei Möglichkeiten sich als Option anbieten mit unterschiedlichen lang- und kurzfristigen Konsequenzen, mal negativ, mal positiv, haben wir die „Qual der Wahl“. In diesen Situationen gewinnen oft die Emotionen die Oberhand. Auch, weil wir die negativen Auswirkungen in naher Zukunft oft überschätzen. Wir sagen dann lieber schnell Ja, wenn der Chef uns eine ungeliebte Zusatzaufgabe aufdrücken will. Die Befürchtung, ihn jetzt zu verärgern, wiegt schwerer als der Ärger über ein Wochenende voller Arbeit. Stehen wir unter Stress oder werden über rumpelt, hat das Nein erst Recht keine Chance durchzudringen. Unwillkürlich schaltet das Gehirn auf Ja.“

Thorsten:
„Und wer wäre ein gutes Vorbild, von dem ich lernen kann?“

Sabine:
„Ich würde mal sagen die für ihre Sturheit bekannten Grautiere.“

Thorsten:
„Du meinst Esel?“

Sabine:
„Genau, Esel sagen nicht Nein, sie machen einfach Nein!“ 

Thorsten:
„Manchmal stelle ich mich zumindest wie ein Esel an, vor allem wenn ich am Computer sitze...“

Sabine:
„Dabei bist Du doch unser digitaler Experte! Sag mal, Thorsten, ich höre in letzter Zeit immer wieder das Stichwort Digitale Kompetenz. Was verbirgt sich eigentlich dahinter?“

Thorsten:
„Das ist gar nicht so einfach zu beantworten, denn digitale Kompetenz umfasst sehr viele unterschiedliche Aspekte: Die Fähigkeit mit modernen Medien und Geräten wie Computern und Tablets umzugehen, Erfahrung mit Social Media, aber auch die Bereitschaft sich neuen Kommunikationsformen und neuen Unternehmensmodellen zu stellen.“

Sabine:
„Neue Unternehmensmodelle?“

Thorsten:
„Nehmen wir das Beispiel Musikindustrie. In den letzten 15 Jahren ist der Umsatz von Platten- und CD-Verkäufen um mehr als 90% zurückgegangen. Legale und illegale Download-Plattformen haben die gesamte Musikbranche in ihren Grundfesten erschüttert. Dafür schneiden sich eigentlich musikfremde Unternehmen wie Amazon und Apple nun ein großes Stück des Umsatzkuchens ab. Anderes Beispiel Automobilindustrie: Viele Fließband-Arbeitsplätze sind durch Roboter ersetzt worden. Ein Arbeiter am BMW-Fließband ist heutzutage oft mehr Programmierer als Monteur. Die Anforderungen haben sich grundlegend geändert, Prozesse laufen völlig anders ab als noch vor 20 Jahren. Die Schlagwörter der Prozessoptimierung lauten Scrum und Kanban.“

Sabine:
„Scrum? Kanban?“

Thorsten:
„Das sind Tools, die aus der Software- bzw. Autobranche kommen, die aber heute wegen ihrer Agilität und leichten Umsetzbarkeit in sehr vielen Unternehmen angewandt werden. Kurz gesagt heißt Scrum: Wir probieren etwas aus, testen es, verändern es, probieren es wieder, testen es... usw. Scrum-Teams müssen dabei nicht das große Ganze im Blick haben sondern können sich auf die für sie wesentlichen Aspekte konzentrieren. Kanban wurde ursprünglich von Toyota für die Produktion entwickelt, ist aber ein Tool, das sich hervorragend im Office einsetzen lässt. Mithilfe eines Kanban Boards können unterschiedliche Aufgaben visualisiert, priorisiert und strukturiert werden.“

Sabine:
„Das hört sich so an als wäre digitale Kompetenz viel mehr als der geschulte Umgang mit Computern.“

Thorsten:
„Auf jeden Fall! Ein wesentlicher Aspekt digitaler Kompetenz ist die digitale Transformation. Wir denken oft noch immer in analogen Denkstrukturen. Anstelle der Schreibmaschine steht jetzt eben ein Computer auf dem Tisch. Tatsächlich aber müsste das gesamte Unternehmen auf digitale Strukturen und Anforderungen transformiert werden. Schau Dir die erfolgreichen Start-Ups im Silicon Valley an: Bei deren sprichwörtlich gewordenen „Thinking out of the box“ ist nichts verboten oder zu kühn gedacht.

Sabine:
„Was bedeutet das für die tägliche Arbeit im Office?“

Thorsten:
„Das hängt natürlich stark vom jeweiligen Arbeitsbereich ab. Grundsätzlich lassen sich diese Aspekte aber auf alle Unternehmen und Arbeitsbereiche anwenden. Digitale Kompetenz bedeutet hier vor allem Offenheit für Veränderung, Bereitschaft Neues zu lernen und Altes hinter sich zu lassen, selbst wenn es bislang (noch) erfolgreich sein sollte. Digitale Kompetenz heißt: Heute schon vorbereitet sein auf Anforderungen und Veränderungen der Zukunft.“

Sabine:
„Das klingt fast so als gäbe es viele Überschneidungen zwischen unseren Themengebieten.“

Thorsten:
„Ich glaube auch. Die entscheidenden Prozesse finden noch immer in unseren Köpfen statt!“

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