Die meisten Chefs sind viel auf Reisen, nicht nur im Inland, sondern auch international und damit schwierig zu erreichen. Geschäfte werden nicht mehr nur vor der Haustür geregelt, sondern in einer globalen Wirtschaftswelt. Aber natürlich soll auch in Abwesenheit des Chefs alles reibungslos laufen.

Meist sind Sie als Assistenz diejenige, die dabei alles im Griff haben muss und den Überblick behält.

Während der Abwesenheit sind nicht selten Sie die erste Anlaufstelle für alle internen und externen Anfragen. Eine/n Vorgesetzte/n auf Distanz effizient und sorgfältig zu unterstützen kann aber auch zu vorher nie dagewesenen Komplikationen führen und bedarf einiger Vorbereitungen. Hier lesen Sie, was Sie beachten sollten, wenn Ihr/e Chef/in auf eine (Dienst-)Reise geht…

In drei Phasen zum Erfolg

 

Von Ihnen als qualifizierte und engagierte Assistenz wird eine ganzheitliche Übersicht der Dinge verlangt. Sie müssen heute antizipieren, was morgen wichtig sein könnte. Es reicht also nicht aus, nur zu wissen, wo man den Vorgesetzten im Notfall erreichen kann. Zu einer gut durchdachten Abwesenheits-Vertretung gehören noch weitere Dinge.

Ihre smi-Trainerin Hannelore Fritz hat diese Tipps für jede Phase der Abwesenheit des Vorgesetzten für Sie:

Vor der Reise

  • Vereinbaren Sie mit Ihrem Chef, welche Kommunikationsmittel Sie während seiner Reise einsetzen wollen. Dies kann je nach Situation variieren. Entweder per Handy, SMS, E-Mail, Skype etc.
  • Bereiten Sie alle Reiseunterlagen vor und übergeben ihm diese in einer Mappe, Klarsichthülle etc. Machen Sie von allen wichtigen Papieren eine Kopie für Ihren Chef und geben Sie ihm diese zusätzlich getrennt von den Originaldokumenten mit. Eine weitere Kopie (oder Scan) bewahren Sie im Büro auf. So gehen Sie auf Nummer sicher.
  • Sprechen Sie kurz aktuelle und während der Reise anstehende Themen und Aufgaben mit ihm durch. Welche Termine stehen in den nächsten Tagen an, auch nach der Reise? Was ist für welche Termine, Projekte, Gespräche etc. vorzubereiten? Wer im Team ist für welches aktuelle Thema, Projekt etc. Ansprechpartner während Abwesenheit?
  • Vereinbaren Sie fest Zeiten, zu denen Sie telefonieren bzw. ihn über Wichtiges informieren können.
  • Sprechen Sie ab, was zu tun ist, wenn der Supergau eintritt?
  • Klären Sie die Vertretungsregel. Wer ist wofür zuständig während Abwesenheit des Chefs?
  • Stellen Sie sicher, ob Ihr Chef während seiner Abwesenheit auch tatsächlich E-Mails empfangen/versenden kann.
  • Vereinbaren Sie auch, in welchem Umfang Sie sich um die während seiner Abwesenheit ankommenden Mails kümmern sollen. (Zugriffsrechte)
  • Ist die Unterschriftsberechtigung geklärt? Beispielsweise bei Briefen oder Mails?

Beispiel: Freundliche Grüße nach München Mustermann AG Klaus Pfeiffer Sabine Schreiber Sekretariat Klaus Pfeiffer
 

Während der Reise

  • Mails lesen, bewerten und eventuell weiterleiten an zuständige Mitarbeiter oder Vorgesetzten.
  • 1x täglich kurzer Statusbericht über Aktuelles, evtl. in einer Mail verfasst und so vorbereitet, dass die Vorgesetzte zu den einzelnen Punkten Notizen anfügen kann.
  • Telefonische Gespräche: Vereinbaren Sie dazu fest Termine. Machen Sie sich Notizen, damit Sie beim Gespräch Ihre Punkte zügig durchgeben können.
  • To do-Liste über Cloud, auf die Sie und der Vorgesetzte Zugriff haben.
  • Haben Sie immer alle wichtigen Termine, Unterlagen etc. griffbereit, falls der Chef unvermittelt anruft und dringend etwas benötigt.

Nach der Reise

  • Nehmen Sie alle Reisebelege, Unterlagen etc. in Empfang.
  • Bereiten Sie die in der Zwischenzeit angefallenen Unterlagen, Mails etc. so auf, dass Ihre Vorgesetzte sie zügig abarbeiten kann.
  • Setzen Sie dabei Prioritäten. Die Unterteilung bei Post können Sie durch farblich unterschiedliche Mappen erreichen, bei Mails nutzen Sie ebenso die Möglichkeit der farblichen Unterscheidung.
  • Oder Sie legen spezielle Mailordner an, so dass er/sie leicht nach Prioritäten abarbeiten kann. Sprechen Sie alle während der Reise angefallenen Themen über die er/sie informiert werden muss kurz durch.
  • Was ist in der Zwischenzeit geschehen?
  • Wo haben Sie oder andere bereits erste Schritte getan, bzw. die Themen erledigt?
  • Was war von besonderer Bedeutung?
  • Welche Aufgaben etc. resultieren eventuell daraus?

Kurz vor, während und nach einer Reise hat der Chef meist wenig Zeit für ausführliche Gespräche. Formulieren Sie daher Ihre Anliegen kurz und knapp und erläutern Sie die Situation mit wenigen Worten. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Informationen, so dass der Chef innerhalb kurzer Zeit einen Überblick über die Situation erhält.

Mehr Tipps zu Arbeitstechniken, die Sie garantiert beim Thema Chefentlastung (und damit auch Ihrer persönlichen Entlastung) weiterbringen, bekommen Sie von Frau Fritz auf unserem Seminar: „360° - Die fünf Schritte zur wirkungsvollen Chefentlastung“ am 11. und 12. Dezember 2014 in Köln.

HIER können Sie das Programm einsehen.

Quelle: Tagungsunterlagen zum Seminar 360°
 

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