Sibylle May Im Doppelsekretariat gelten besonders hohe Ansprüche an Teamgeist, Kommunikations- und Organisationfähigkeit.

Sibylle May ist zertifizierte Mediatorin, systemischer Coach und Autorin zahlreicher Fachpublikationen.

Außerdem ist sie bereits seit vielen Jahren unsere Trainerin für das Seminar Das professionelle Doppelsekretariat, bei dem sie unsere Teilnehmerinnen mit Rat & Tat zur Seite steht.

Wir haben bei der Expertin nachgefragt, welchen "typischen Stolperfallen" man im Doppelsekretariat begegnet und wie man sie vermeidet!

6 typische Stolperfallen im Doppelsekretariat - So klappt der reibungslose Ablauf:

 

1.    Mangelnde oder schlechte Kommunikation

Im Doppelsekretariat muss erheblich mehr kommuniziert werden und mit mehr Sensibilität. Mal eben zwischen Tür und Angel reicht nicht aus. Sprechen Sie vor allen Dingen auch über Kleinigkeiten. Kommunizieren Sie, wenn Sie etwas stört oder Sie etwas verändern möchten.

2.    Keine klare Aufgabenteilung

Jede macht alles, aber keine weiß genau Bescheid, wer es wirklich macht. Treffen Sie klare Absprachen, wer von Ihnen für was zuständig ist. Nicht immer ist diese Arbeitsteilung im Doppelsekretariat machbar, dann treffen Sie zumindest eine grobe Entscheidung, im Detail geht dies ohnehin nicht.

3.    Fehlender Teamgeist

Gemeinsam sind wir stark, diese Aussage trifft nirgends besser und genauer als im Doppelsekretariat. Zeigen Sie auch nach außen – Chef und Kollegen -, dass Sie zusammen arbeiten und dies auch leben. Es besteht ansonsten die Gefahr, dass andere Sie gegeneinander ausspielen oder auch ausnutzen.

4.    Mangelndes Informationsmanagement

Auch wenn es lästig ist, jede Kleinigkeit muss auch die Kollegin wissen. Erstellen Sie sich Hilfsmittel (gemeinsame Ordner bei Outlook, ein gemeinsames Notizbuch oder schicken Sie sich gegenseitig die E-Mails zu), damit jede von Ihnen über alles Bescheid weiß. Setzen Sie sich idealerweise jeden Tag 10 Minuten zusammen, um alles Wesentliche zu besprechen. Einmal in der Woche nehmen Sie sich ½ Stunde für Informationen und Absprachen. Haben Sie dabei kein schlechtes Gewissen, Ihre Chefs tun es doch auch – oder?

5.    Unterschiedliche Chefentlastung

Arbeiten Sie auch hier einheitlich, der Chef sollte gar nicht merken, wer jetzt gerade eine Aufgabe für ihn erledigt hat. Stimmen Sie sich auch hier im Detail ab, damit vermeiden Sie auch Reibereien untereinander.

6.    Kein offener und ehrlicher Umgang miteinander

Jede Assistentin hat ihren eigenen Arbeitsstil. Dies aber können Sie in einem Doppelsekretariat nur zu einem kleinen Maß ausleben. Für Sie gilt es im  Arbeitsalltag, den kleinsten gemeinsamen Nenner zu finden und hier aufzubauen. Wenn Sie Ihrer Kollegin aber nicht sagen, vielleicht weil Sie sie nicht verletzen wollen, was Sie stört, kann die Kollegin es auch nicht verändern.

Trainerin: Sibylle May, http://www.beratungsbuero-may.com

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