Führungskräfte haben in Zeiten der Digitalisierung einen deutlich gestiegenen Aufwand an Organisation zu bewältigen. Neben der Informationsflut und den schneller anfallenden Aufgaben kommen die regelmäßigen Aufgaben hinzu. Dies kann zu einer erheblichen Belastung führen, die es Ihrem Chef schwer möglich macht, alle Aufgaben erfolgreich zu erledigen. Die Assistenz bekommt so eine neue Rolle zugeschrieben, die deutlich anspruchsvoller definiert ist. Neben den organisatorischen Aufgaben, die eine Assistenz schon früher zu bewältigen hatte, kommen auch inhaltliche Aufgaben hinzu. Ziel einer heutigen Assistenz ist eine deutliche Entlastung des Chefs in den verschiedenen Aufgabenbereichen.

Eine effektive Chefentlastung umfasst einige Aspekte, die zu beachten sind. In unserem Seminar „360° - Die fünf Schritte zur wirkungsvollen Chefentlastung“ lernen Sie, wie Sie durch Eigeninitiative und gutem Management ihrem Chef die Arbeit erleichtern können. Um Ihnen einen kleinen Einblick zu geben, haben wir Ihnen drei kleine Tipps zusammengestellt, die Ihnen und Ihrem Chef deutlich helfen können.

Tipp 1: Aufgaben organisieren

Als Chefassistenz ist man in der Regel der erste Ansprechpartner, wenn es um Anfragen aus der Belegschaft geht. Aber auch die Fülle an Aufgaben, die Ihr Chef für Sie bereit hält, kann Ihren Arbeitsfluss hemmen. Daher ist es wichtig, klare Entscheidungen zu treffen, die Sie und ihren Chef entlasten. Dazu zählen Priorisierung, Delegierung und insbesondere auch die Ablehnung. Mit der richtigen Priorisierung können Sie Aufgaben effektiver bearbeiten und Anliegen, die Sie und Ihren Chef nicht voranbringen, sollten weiter delegieren. Entscheidend ist es aber auch, dass Sie Aufgaben, die nicht in der Chefebene bearbeitet werden müssen, ablehnen. Nur mit einem entschiedenen Nein können Sie zeitgerecht arbeiten.

Tipp 2: Meetings vorbereiten

Ihr Chef hetzt von Meeting zu Meeting und muss die Zeit dazwischen zur Vorbereitung weiterer Meetings nutzen? Entlasten Sie Ihren Chef bei genau dieser Aufgabe und bereiten Sie ihm die Meetings vor. Dazu gehört die Erstellung der Agenda, die Einladung der Teilnehmer und die Zusammenstellung inhaltlicher Aspekte. Gerade für die Gesprächsinhalte können Sie sich die nötigen Informationen bei den Abteilungen einholen und für das Meeting angemessen aufbereiten. Nach dem Meeting ist es auch wichtig, die Ergebnisse zusammenzufassen und entsprechende To-Dos anzulegen, damit der Erfolg der zahlreichen Meetings auch erkennbar bleibt.

Tipp 3: E-Mails vorsortieren

Jede eingehende E-Mail reißt Ihren Chef aus dem Arbeitsrhythmus, zunächst durch die Benachrichtigung über eine Nachricht und anschließend bei der Frage, wann und wie die E-Mail weiter bearbeitet werden soll. Nehmen Sie Ihrem Chef die Arbeit an dieser Stelle ab und bereiten Sie die E-Mails strukturiert auf. Nicht jede eingehende Nachricht ist wirklich relevant für Ihren Chef und kann daher weitergegeben werden. Relevante Nachrichten können entsprechen aufbereitet und priorisiert werden und erledigte E-Mails sollten entsprechend als erledigt gekennzeichnet werden. Damit schaffen Sie es, dass Ihr Chef nicht bei jeder neuen E-Mail aufschrecken muss.

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