Zeitmanagement Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen und was der beste Weg ist, alles zeitnah und effizient abzuarbeiten?

Ein sinnvolles Zeitmanagement kann helfen, Licht ins Dunkel zu bringen und Prioritäten zu setzen.

Eine gute Vorarbeit zur Durchorganisation nimmt oft im Vorhinein schon die Panik vor einem großen Durcheinander.

Zunächst sollten Sie sich über die folgenden Punkte klar werden:

  • Wissen Sie genau für was Sie wie lange brauchen?
  • Was sind Zeitdiebe und störende Elemente die eliminiert werden müssen?

Das Telefon klingelt, in 15 Minuten steht das wichtige Meeting an und dann kommt noch der Chef um die Ecke und braucht ganz dringend ein wichtiges Dokument. Und eigentlich wollten Sie in dieser Zeit die Präsentation für den Nachmittag vorbereiten.

Gerade im Bereich Sekretariat/Assistenz sollten nicht nur Sie selbst wissen, wie lange etwas braucht, auch Ihr/e Vorgesetzte/r sollte es wissen. Weisen Sie für sich selbst UND für Ihre/n Chef/in nach, wie lange Sie wirklich arbeiten – so haben Sie außer einem besseren Zeitverständnis vielleicht auch bessere Argumente für die nächste Gehaltsverhandlung.

Die Alpen im eigenen Office

Die Alpen-Methode hat nichts mit dem bekannten Gebirge zu tun. Es handelt sich hierbei um eine einfache, aber weit verbreitete und effiziente Methode seine Zeit sinnvoll zu managen und Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden.

  • Aufgaben und Termine notieren: Dieser Punkt sollte am Vorabend des nächsten Tages oder spätestens am nächsten Morgen vor Erledigung der ersten Aufgabe ausgeführt werden. Notieren Sie alles ohne Festlegung von Prioritäten oder einer Reihenfolge, am besten in Form einer einfachen To-Do-Liste.
  • Länge einschätzen: Im nächsten Schritt versuchen Sie realistisch einzuschätzen, wie lange jede einzelne Aufgabe dauern wird. Im Zweifel ist es immer besser, etwas mehr Zeit einzuplanen. Im Laufe der Optimierung der Zeitplanung dann mit Hilfe der Erfahrungswerte die Zeitplanung verbessert werden.
  • Pufferzeit einplanen: Keine Planung ist perfekt und es kommen immer wieder unvorhergesehene Störungen dazwischen. Auch dies sollte so gut wie möglich antizipiert werden. Allgemein gilt die Regel, dass 40% der Arbeitszeit als Pufferzeit eingeplant werden sollte. 60% des Arbeitstages sollte fest verplant werden können. Auch hier können die Zahlen durch Erfahrungswerte variiert werden.
  • Entscheidungen treffen, Prioritäten setzen: Nach Festlegung der Zeiteinteilung werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass nicht alle Aufgaben in den Arbeitstag passen (wenn doch, herzlichen Glückwunsch, Ihre Planung ist bereits perfekt). Hier wird es jetzt Zeit, Prioritäten zu setzen, auch gerne in Absprache mit der/dem Vorgesetzten. Verschieben Sie Termine sinnvoll, delegieren Sie Aufgaben und setzen Sie die Aufgaben mit der höchsten Priorität nach oben auf die Liste.
  • Nachkontrolle: Kontrollieren Sie am Ende des Tages Ihre Liste auf Verbesserungsmöglichkeiten.

Zeit sparen erfordert Zeit

Nehmen Sie sich Zeit, Dinge zu erlernen, die Ihnen Zeit sparen können. Investieren Sie den Aufwand zu Beginn, um danach weniger Arbeit zu haben bzw. die Arbeit schneller zu erledigen. Es lohnt sich. Legen Sie sich zum Beispiel Zeit sparende Textbausteine an, nehmen Sie sich Zeit, Computerprogramme zu lernen, die Ihnen die Arbeit erleichtern.

Lernen Sie, schneller zu lesen und mehr zu behalten. Schnelllesetechniken können Sie u.a. im Workshop von Frau Rohrmoser auf dem Berliner Assistentinnen Kongress in Berlin erlernen. „Schneller lesen, mehr behalten: Erhöhen Sie eindrucksvoll die Effizienz im Office“.

Zeitfresser zu eliminieren und ein möglichst optimales Zeitmanagement zu integrieren erfordert Zeit und Übung, sowie ständige Optimierung. Geben Sie nicht auf!

Wenn Sie keine Zeit haben…

Wenn Sie aktuell nicht die Luft haben, ein organisiertes Zeitmanagement aufzustellen (Sie sollten sich die Zeit nehmen!) gibt es hier noch schnelle Helfer um den Tag optimal zu nutzen:

  • Meetings nehmen in vielen Unternehmen einen großen Teil des Tages in Anspruch. Überlegen Sie sich genau, welche Termine Sie wirklich in Ihrer Arbeit weiterbringen. Sprechen Sie dazu auch ggf. mit dem/der Chef/in ab, ob Sie tatsächlich an allen Meetings anwesend sein müssen.
  • Wenn Sie bei einer schwierigen Aufgabe nicht weiterkommen, unterbrechen Sie sie. Machen Sie eine bewusste Pause oder erledigen Sie etwas anderes. Oft können Sie sich danach wieder besser konzentrieren.
  • Wenn möglich, planen Sie am Tag 2-3 Stunden ein, an denen Sie NICHT in Ihre E-Mails schauen. So haben Sie Zeit ungestörter zu arbeiten und sind weniger von neuen Gedanken abgelenkt.
  • Nehmen Sie nur neue Auf gaben wahr, wenn Sie eine andere Aufgabe abgeben können. Wenn Sie bereits zeitlich am Limit arbeiten, können Sie sich nicht noch mehr aufbürden. Auch hier sollte, wenn nötig eine Rücksprache mit der/dem Vorgesetzten erfolgen.

Kommentar hinzufügen

Newsletter abonnieren und Vorteile sichern!

Aktuelle Informationen immer zuerst erhalten! Sie können die Newsletter jederzeit unkompliziert über einen Link in der E-Mail wieder abbestellen.

Newsletter bestellen!

Tags