Zeitmanagement Zeit ist kostbar.

Lernen Sie deshalb mit Ihrer Zeit bewusster umzugehen und sie richtig zu nutzen, denn gerade im Job kann es manchmal sehr stressig werden.

Häufig hört man in solchen Momenten von den Kollegen „Du musst Prioritäten setzen!“ Doch was heißt eigentlich Prioritäten setzen? Und lösen diese wirklich alleine das vorhandene Zeitproblem?

Prioritäten setzen bedeutet, verschiedene Arbeiten, Tasks, Meetings sowie Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen. Häufig passiert das jedoch ohnehin automatisch. Wie selbstverständlich werden Sie zeitunkritische Aufgaben eher auf später oder den nächsten Tag verschieben als dringende und wichtige Arbeiten.

Manche Dinge werden sogar so häufig verschoben, bis man sie irgendwann vergisst. Deshalb ist das Priorisieren nicht die Wunderwaffe gegen Zeitprobleme.

Die Kunst des Zeitmanagements liegt deshalb in der Priorisierung gepaart mit anderen Vorgehensweisen. Eine gute Möglichkeit das Zeitmanagement zu verbessern, ist die sogenannte ALPEN-Methode. Hierbei handelt es sich um eine einfache, aber weit verbreitete und effiziente Art seine Zeit sinnvoll zu managen und Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden.

Das Hauptaugenmerk der ALPEN-Methode ist es, die vorhandene Zeit möglichst genau zu planen um Leerlauf zu vermeiden, sich einen Überblick zu verschaffen und anschließend die geplanten Aufgaben zu priorisieren.

Zeitmanagement (zum vergrößern klicken)

  • Aufgaben und Termine notieren: Dieser Punkt sollte am Vorabend oder am nächsten Morgen vor Erledigung der ersten Aufgabe ausgeführt werden. Notieren Sie alles ohne Festlegung von Prioritäten oder einer Reihenfolge, am besten in Form einer einfachen To-Do-Liste.
  • Länge einschätzen: Im nächsten Schritt versuchen Sie realistisch einzuschätzen, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nehmen wird.
  • Pufferzeit einplanen: Keine Planung ist perfekt und es kommen immer wieder unvorhergesehene Dinge dazwischen. Allgemein gilt die Regel, dass 40% der Arbeitszeit als Pufferzeit eingeplant werden sollte. 60% des Arbeitstages sollte fest verplant werden können.
  • Entscheidungen über die Priorisierung treffen: Nach Festlegung der Zeiteinteilung werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass nicht alle Aufgaben in den Arbeitstag passen. Jetzt müssen Sie Prioritäten setzen, auch gerne in Absprache mit der/dem Vorgesetzten. Verschieben Sie Termine sinnvoll, delegieren Sie Aufgaben und setzen Sie die Aufgaben mit der höchsten Priorität nach oben auf die Liste.
  • Nachkontrolle: Kontrollieren Sie am Ende des Tages Ihre Liste auf Verbesserungsmöglichkeiten und schreiben Sie nicht vollendete Tasks auf die Liste für den folgenden Tag.

Kraft der Gelassenheit Seminar

So haben Sie bereits morgens die wichtigsten To-Dos im Überblick und wissen immer was noch zu erledigen ist. Versuchen Sie außerdem Aufgaben zu bündeln. Überlegen Sie welche Mails, Telefonate und Aufgaben „in einem Abwasch“ bearbeiten können. Auch das spart Zeit!

Ein weiterer Tipp, der durchaus etwas Überwindung erfordert, ist es einfach auch mal „Nein“ zu sagen. Wollen Kollegen von Ihnen „nur ganz schnell“ etwas erledigt haben, trauen Sie sich die Aufgabe abzulehnen, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben. Denn oftmals sind es eben diese Störer die letztendlich dafür sorgen, dass Sie mit Ihren eigenen Arbeiten unter Zeitdruck geraten.

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